نکات حقوقی تنظیم صورت‌جلسه

[yas72]

پیش‌ از این در مجموعه ثبت‌یار، مطلبی کوتاه و کاربردی در خصوص تعریف صورت‌جلسه و انواع آن را بیان کردیم. بعد از آشنایی مختصر با این مطلب، توجه به نکات حقوقی که در تنظیم صورت‌جلسه ضروری می‌نماید، حائز اهمیت می‌باشد.
مقدمه‌ای بر صورت‌جلسه
صورت‌ جلسه به نوشته‌هایی گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌های رسمی می‌باشد. به طور معمول صورت جلسات شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین و مصوبات و مذاکرات جلسه است.

برای انجام هرگونه تغییر در شرکت یا اتخاذ هر تصمیم جدید مانند ورود و خروج شرکا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و تبدیل سهام باید صورت جلسه تغییرات تنظیم گردد. تغییر موضوع شرکت، تغییر نام شرکت، تغییر محل شرکت، انحلال شرکت، تغییر اساس‌نامه از جمله موارد تنظیم صورت‌جلسه در مجامع فوق‌العاده می‌باشد. انتخاب اولین بازرسان و اعضای هیات مدیره، تاسیس شعبه جدید و هرگونه تصمیم گیری یا جلسات مجمع عمومی عادی نیز مستلزم تنظیم صورت جلسه می‌باشد.

معمولا ‌صورت‌جلسات در قالبی از پیش تعیین شده نوشته می‌شوند. تمرکز اصلی صورت جلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام‌کنندگان و مهلت اقدام است. از همین رو یکی از خدمات ثبت‌یار تنظیم صورت‌جلسه تغییرات شرکت‌ها می‌باشد و متخصصان این مرکز به بهترین نحو فرآیند تغییرات شرکت شما را انجام خواهند داد.
تعریف صورتجلسه
اهم صورت‌جلسات عبارتند از :
صورت‌جلسه هیات مدیره
صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی یا عادی به طور فوق العاده
صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق العاده
نکات ضروری در تنظیم صورت‌جلسه
در تنظیم صورت‌جلسه در هر یک از شرکت‌های هفت‌گانه قانون تجارت، توجه به نکات ذیل حائز اهمیت می‌باشد:

توجه به عدم جمع صورت‌جلسات مختلف:
وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر هم‌زمان در شرکت را دارند باید برای هر یک از موضوعات صورت‌جلسه مجزا تنظیم گردد. برای مثال جمع این عناوین یعنی تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات غیرممکن است و باعث رد ثبت آن ها می‌گردد. با توجه به نوع صورت‌جلسه (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده، هیئت‌مدیره)، باید برای هر یک از آن ها پذیرش اینترنتی جداگانه دریافت شود. برای نمونه اگر صورت‌جلسه مورد تغییر نام شرکت به همراه تغییرات دیگر نظیر تغییر آدرس شرکت باشد، حتی‌المقدور صورت‌جلسه‌ای مجزا تدوین شود. برای مثال در صورتی‌که نام پیشنهادی شما تائید نشود، بقیه تصمیمات ذکرشده در صورت‌ جلسه هم همراه با عدم تائید نام، رد می‌شود.

انتخاب صحیح نوع صورت‌جلسات
انتخاب صحیح نوع صورت‌جلسات با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین‌کننده است. به‌ عنوان‌ مثال برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود، حتماً باید صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده تنظیم شود. در صورتی‌ که صورت‌ جلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورت‌جلسات مانند صورت جلسه هیئت‌مدیره تشکیل گردد، موجب رد صورت‌ جلسه می‌گردد.

جامع و کامل بودن صورت چلسه
متن صورت‌ جلسه را کامل، دقیق و عیناً مانند نمونه ارائه‌شده توسط اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم نمایید. پیشنهاد ما به شما این است که دقت کنید که متن صورت‌جلسه تایپ‌ شده در سامانه، عینا و به‌ طور دقیق با متن صورت‌جلسه تنظیمی یکسان باشد. توجه به تطابق این موارد، شما را از رد ثبت خود محفوظ می‌دارد .

ارسال اصل صورت‌ جلسه به اداره ثبت شرکت‌ها
اصل صورت‌ جلسه امضا شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد، نه کپی آن. باید دقت داشته باشید که کپی برابر اصل صورت‌جلسه نیز پذیرفته‌شده نیست.

نام گذاری دقیق صورت جلسه
دقت نمایید نام صورت جلسه به درستی تعیین شده باشد. انواع متفاوتی از صورت‌جلسه را در یک صورت‌جلسه ترکیب نکنید. به عنوان مثال از تنظیم عناوینی همچون “مجمع عمومی عادی و فوق‌العاده” خودداری نمایید.

دریافت کد رهگیری
رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورت‌جلسه شما، کد رهگیری صادرشده توسط سامانه برای شما می‌باشد. حتماً در بالای برگه صورت‌ جلسه، شماره رهگیری و بارکد صادرشده درج شود. همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید. باید توجه داشت که کمرنگ یا ناخوانا بودن کد رهگیری موجب رد صورت‌ جلسه شما می‌شود.

ذکر دقیق شناسه ملی و شماره ثبت
شماره ثبت یا شناسه ملی در ثبت صورت جلسه از اهمیت فراوانی برخوردار است. اگر شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت یا مؤسسه شما باهم مطابقت ندارد یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص‌یافته امکان پذیرش صورت‌ جلسه خود را ندارید. قبل از اقدام به ثبت صورت‌جلسه خود، به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکت‌ها مراجعه فرمایید.

تاریخ صورت‌جلسه
تاریخ صورت‌ جلسه موضوع بسیار مهمی است. دقت نمایید که تاریخ ذکرشده در هر دو صورت‌ جلسه امضاشده یکی باشد و با تاریخ ذکرشده در سامانه نیز دقیقاً همخوانی داشته باشد.

جهت کسب اطلاعات بیشتر به آدرس زیر مراجعه نمایید: